Практический инструментарий организации управления


Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия - часть 8


Таким образом, первоначально необходимо имеющуюся структуру документооборота разбить на три подструктуры:

- структура документооборота, где обращаются входящие документы;

- структура документооборота, где обращаются исходящие документы;

- структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется исключить связи между подразделениями, не участвующих в документообороте рассматриваемого вида.

Организационные структуры крупных и даже средних предприятий достаточно громоздки, а, следовательно, схема документооборота по движению внутренних документов будет очень сложна. В связи с этим, автором предлагается рассматривать общую схему оборота внутренних документов в разрезе функций управления на предприятии. Предположим, что для каждой пары должностных позиций известны функции управления. Рассмотрим заданную группу функций и выделим по каждому типу контакта только те взаимосвязи, в причины возникновения которых входит движение внутренних документов по рассматриваемой группе.

Автором предлагается рассматривать следующие общие функции управления:

- общее руководство и контроль;

- планирование и оперативный учет;

- организация и координация производства;

- бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансирование и отчетность;

- активизация и стимулирование труда.

Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо определить, как контактирует служба со службой при каждом из видов документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для определения балов связей. Пример данной карточки представлен в таблице 2.4.

Таблица 2.4. – Карточка-анкета связей между подразделениями

Административный отдел –  Бухгалтерия

Виды связей между подразделениями по критерию налаженности документооборота

 

 

Итого

Тип контактов

Систематические, налаженные связи

Периодические, слабо налаженные связи

Редкие, не налаженные связи

Прямая связь:

 

 

 

 

1.       …

7

 

 

 

2.       …

 

4

 

 

3.       …

10

 

 

 

ИТОГО

17

4

 

21

Обратная связь:

 

 

 

 

1.       …

 

5

 

 

2.       …

 

 

2

 

3.       …

 

 

1

 

ИТОГО

 

5

3

8




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин