Практический инструментарий организации управления


Информационные потоки предприятия: структура и особенности построения - часть 9


- распо­рядительные (приказ, указание);

- организационные (положение, устав, инструкция, протокол);

- информационно-справочные (справ­ка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, командировочное удос­товерение);

- личные (автобиография, заявление, доверенность).

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

- внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

- входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

- исходящие (отправляемые в другие организации) – письма, планово-отчетная документация.

Документы распределяются в организации в соответствии с фун­кциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инст­рукциях исполнителей.

Обработка входящих документов.

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в орга­низацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены толь­ко на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуще­ствляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и не­регистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых докумен­тов.


Начало  Назад  Вперед