Практический инструментарий организации управления


Информационные потоки предприятия: структура и особенности построения - часть 12


Исполнитель зна­комится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем счита­ется тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполни­тели в равной степени несут ответственность за своевременную и вы­сококачественную работу по исполнению документа и обязаны пред­ставлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит ис­полнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на конт­роль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение ре­зультатов контроля исполнения документов;

- информирование руко­водителя.

В ряде организаций для ведения контрольных операций исполь­зуется персональный компьютер, который в заданном режиме уста­навливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним кон­трольных операций.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встре­чи и т. д.).

Все документы, проходящие через сектор, ответственный за документооборот являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе).


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин