Практический инструментарий организации управления


Информационные потоки предприятия: структура и особенности построения - часть 11


Исходящие документы оформляются в двух экземп­лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля­ются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исхо­дящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует раз­множение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сор­тировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в от­деление связи.

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под­готовка и оформление осуществляются в соответствии с общими пра­вилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

- составление проекта документа;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание документа руководителем;

- регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами органи­зуется согласно правилам работы с входящими документами и вклю­чает следующие этапы:

- передача документа исполнителю;

- контроль его исполнения;

- исполнение;

- подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществля­ют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных доку­ментов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабаты­вается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с за­интересованными должностными лицами и подразделениями и пред­ставляется на подпись руководителю. Подписанный документ регис­трируется и передается конкретному исполнителю.


Начало  Назад  Вперед