Практический инструментарий организации управления


Анализ и оптимизация документооборота на примере предприятия машиностроительной отрасли - часть 5



Графически данная таблица представлена на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9. – Группировка видов документов по подразделениям ОАО «Нефтегазмаш» за 2000 год

Как видно из таблицы 2.6. наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию, производственно-сбытовой отдел, отдел материально-технического снабжения и комплектации, а также планово-экономический отдел предприятия. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый – обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

Сокращение документооборота бухгалтерии в основном вызвано большим вовлечением РВЦ в работу отдела и большой долей  автоматизации ее работы.

На производственно-сбытовой отдел в 2000 году пришлось 695 документов или 8,6 %. Сокращение как количества обращающихся документов данного отдела, так доли в общем объеме документооборота вызвано, прежде всего, расширением штата сотрудников. Кроме того, вся работа заместителя генерального директора по производству (директора по производству) – руководителя данного подразделения – автоматизирована РВЦ, что, несомненно, ведет к сокращению документооборота в части предоставления информации отделом своему руководителю.

Что касается отдела материально-технического снабжения и комплектации, то доля документооборота в течение года выроста с 720 до 759, что вызвано: во-первых, необходимостью дополнительной закупки материалов и комплектующих в связи с ростом производства; во-вторых, с полным отсутствием в отделе вычислительной техники по причине отсутствия работников, владеющих персональным компьютером и нежеланием работающих обучаться.

Большое количество документов, обращающихся в планово-экономическом отделе, вызвано тем, что помимо своих непосредственных функций на отдел наложены следующие дополнительные обязанности: ведение реестра акционеров, подготовка и проведение заседаний Совета директоров и общих собраний акционеров.

Количество документов планово-экономического отдела растет по нескольким ранее уже отмеченных причинам: во-первых, рост объемов производства требует работы с большим количеством покупателей; во-вторых, включение ОАО «Нефтегазмаш» в 2000 году в состав стратегически важных предприятий Волгоградской области, повлекло за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед администрацией города.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин