Практический инструментарий организации управления


Анализ и оптимизация документооборота на примере предприятия машиностроительной отрасли - часть 4


Возросла деловая активность предприятия, о чем свидетельствует рост выручки от реализации продукции на 11111 тыс. руб. или на 20,4 % по сравнению с 1999 годом. Соответственно растут потоки входящих (55,3 %) и исходящих (28,6 %) документов: возросло количество поступаемых заявок на выпуск продукции в связи с привлечением новых потенциальных покупателей; возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала. Так же следует отметить, что ОАО «Нефтегазмаш» в 2000 году было включено в состав стратегически важных предприятий Волгоградской области, что также повлекло за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед администрацией города.

Группировка документов предприятия по подразделениям согласно организационной структуре и их анализ.

Ниже в таблице 2.6. представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать.

Критериями отнесения документов к тому или иному подразделению следующие:

- для входящих документов и приказов – какому подразделению предназначается;

- для исходящих и внутренних документов – каким подразделением составлено.


Таблица 2.6. – Группировка видов документов по подразделениям ОАО «Нефтегазмаш» за 1999 и 2000 года

Подразделение

1999 год

2000 год

Кол., шт.

%

Кол., шт.

%

Отдел делопроизводства

400

5,3

378

4,7

Бухгалтерия

765

10,1

742

9,2

Планово-экономический отдел

685

9,1

693

8,6

Отдел организации труда и заработной платы

587

7,8

610

7,6

Отдел материально-технического снабжения и комплектации

720

9,5

759

9,4

Производственно-сбытовой отдел

732

9,7

695

8,6

Административно-хозяйственный отдел

145

1,9

159

2,0

Отдел главного конструктора

411

5,4

418

5,2

Отдел техники безопасности

297

3,9

331

4,1

Отдел главного механика

193

2,6

198

2,5

Отдел главного энергетика

102

1,3

92

1,1

Отдел материальных нормативов

124

1,6

161

2,0

Отдел АСУ

78

1,0

95

1,2

Отдел главного технолога

118

1,6

174

2,2

Центральная заводская лаборатория

93

1,2

99

1,2

Отдел кадров

399

5,3

442

5,5

Отдел технического контроля

270

3,6

220

5,4

Юридический отдел

105

1,4

128

1,6

Прочие отделы и службы

1343

17,7

1653

20,5

Итого

7567

100

8047

100




Начало  Назад  Вперед