Практический инструментарий организации управления


Анализ и оптимизация документооборота на примере предприятия машиностроительной отрасли - часть 3


Работники машбюро получают задания исключительно от организационного сектора и сектора делопроизводства.

Этап 2. Анализ структуры документооборота.

Группировка документов предприятия по признаку документационного обеспечения (входящие, исходящие, приказы, внутренние).

В результате просмотра журнала регистрации в приемной организации и анализа полученной информации составлена таблица, в которой представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике за 1999, 2000 года (таблица 2.5.).

Таблица 2.5. – Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения ОАО «Нефтегазмаш» за 1999, 2000 года

Наименование
документа

Период

Абсолют. изм., шт.

Темп роста, %

1999 год, шт.

2000 год, шт.

Входящие

734

1140

406

55,3

Исходящие

1344

1729

385

28,6

Приказы

в том числе:

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

2045

842

650

553

2173

 

943

639

591

128

 

101

-11

38

6,3

 

12,0

-1,7

6,9

Внутренние

в том числе:

- финансовые

- служебные

3444

 

1622

1822

3005

 

1680

1325

-439

 

58

-497

-12,7

 

3,6

-27,3

Итого в год:

7567

8047

480

6,3

В среднем за день

28

30

2

7,1

Выручка от реализации, тыс. руб.

54387

65498

11111

20,4


Графически данная таблица представлена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8. – Изменение количества документов по годам

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 1999 году, так и в 2000 году приходилась на внутренние документы.  Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %.  Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2000 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия – это поддержание уже существующего организационного порядка.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин