Практический инструментарий организации управления


Анализ и оптимизация документооборота на примере предприятия машиностроительной отрасли - часть 2


Функции сектора делопроизводства:

1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных директором служебных записок.

4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.

5. Доведение резолюций директора до исполнителей.

6. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

7. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

8. Формирование дел и сдача их в архив.

9. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

1. Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2. Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3. Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4. Извещение сотрудников о проводимых совместно с директором совещаниях.

5. Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.).

6. Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7. Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

Функции машбюро:

1. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Формирование существующей модели документооборота на предприятии.

Ниже на рисунке представлена существующая модель документооборота на предприятии (рисунок 2.7.).


Рисунок 2.7. – Структура документооборота ОАО «Нефтегазмаш»

Согласно рисунку 2.7. работник сектора делопроизводства не имеет прямых контактов с генеральным директором. Его основной задачей является обработка входящей и исходящей документации, а также работа непосредственно с подразделениями предприятия. Работник организационного сектора напрямую общается с генеральным директором и обрабатывает документы входящие и исходящие от него, а также доводит их содержание до всех подразделений.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин