Практический инструментарий организации управления


Анализ и оптимизация документооборота на примере предприятия машиностроительной отрасли - часть 15


2. Определить круг лиц, которые будут вовлечены в процесс управления, разработки  и контроля за разработкой информационной системы.

3. Формирование каждым подразделением перечня контактов между всеми службами предприятия с предоставлением документов, отражающих содержание данных контактов.

4. Систематизация и анализ полученных данных. Выделение наиболее значимых и «перегруженных» информационных потоков.

5. Автоматизация собственными силами выбранных информационных потоков.

6. Составление графика выполнения для всех полученных заданий и распределение ответственности между работниками отдела с закреплением каждого за конкретным участком.

Итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.

Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы:

1. Требуется реорганизация расчетно-вычислительного центра.

Роль РВЦ на ОАО «Нефтегазмаш» резко упала, что отчасти связано с недостатком знаний, отсутствием должного понимания специфики информационной системы, ее эксплуатации, технологии обработки информации в условиях рынка в целом, отчасти – с большей доступностью персональных компьютеров.

Основные функции РВЦ должны заключаться в накоплении, систематизации и распространении информации по соответствующим подразделениям и уровням управления предприятием.  В то время, как в настоящее время эти функции не выполняются.

Кроме того, РВЦ следует переименовать в информационно-аналитический центр или службу. Однако, не следует представлять деятельность вновь созданного отдела как усовершенствованную работу РВЦ. Во-первых, информация – часто не просто перечень определенных показателей, а отфильтрованная и проанализированная с помощью современных методов обработки. Передача любой информации, не готовой для принятия решений, не может считаться эффективной. Во-вторых, некоторые виды информации вообще не поддаются количественной оценке. И, в-третьих, автоматизированная система располагает только формальными методами оценки, вместе с тем, в некоторых случаях значение имеют многие неформальные (экспертные) оценки.

Все это обусловливает необходимость функционирования на предприятии особой службы, в задачи которой входит также проведение первичного анализа информации.

2. При составлении РВЦ графика контактов с подразделениями предприятия особое внимание следует уделить наиболее «загруженным» месяцам: во время подготовки годового собрания акционеров, при подготовке расчетов на участие в ежегодных тендерах, при составлении годовой отчетности.

3. Требуется реорганизация отдела материально-технического обеспечения и комплектации в связи с достаточно высокой загрузкой документооборота и отсутствием специалистов, владеющих ЭВМ.





Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин